1、为使科技查新咨询工作进一步科学化、规范化、标准化，加强科技项目查新咨询档案的管理，根据《科技查新规范》中查新档案管理的相关规定，特制定本档案保管制度细则。
 　　2、查新档案分为文书档案和项目档案两大类：
　　    (1)文书档案是指上级部门下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则以及查新工作站制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的年检材料和查新工作总结等，载体形式一般为纸质版。
　　    (2)项目档案包括查新委托单（或查新合同）、查新报告、查新项目的主要科学技术资料等，载体形式一般为电子版。
　　 3、查新机构应当做好下列查新档案的管理工作：
　　   （1）查新咨询档案属机密性档案，必须指定专人保管。
　　   （2）每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并需经双方签字。
　　   （3）查新档案应当立卷保管，查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等，查新机构制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的年检材料和查新工作总结，查新项目登记簿，查新咨询专家数据库和有关业绩材料，以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关文书档案资料应按照年度归档；查新合同计划书、查新咨询报告书、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等项目档案按项目编号立卷，分别按一定标准装袋，专柜存放。
　　  （4）查新档案的保管须有固定的场所和专用保密文件柜，并由专人负责管理。
　　  （5）近五年的查新咨询档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料，须经查新咨询室负责人的批准，办理查阅手续，查阅后，应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅，不准在档案材料上圈点或写字，不得拆卷阅览。
　  　（6）查新人员按照档案管理部门要求，及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家意见、查新员和审核员的工作记录等存档；查新报告的电子版本要分别存储在不同的电脑中。
　　  （7）档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神，严格遵守本档案保管制度，如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。

　　  （8）文书档案、项目档案均长期保管。销毁档案须经单位主管领导批准，并建立销毁登记。